Firma Digital, un paso más a la oficina sin papel.

La firma digital es un instrumento electrónico que permite:

• Verificar la autenticidad de un documento, es decir que quien lo firmó es el verdadero autor y responsable.
• Verificar la integridad del documento, pudiendo detectar cualquier alteración al mismo.
• Evitar la denegación de autoría (no-repudio), quien firma un documento no puede negar haberlo hecho.

En DigitalDocs, el proceso de firma digital está integrado al proceso de digitalización como el paso final del mismo. 

El proceso de firmado permite entre otras cosas establecer una Razón, Contacto y Ubicación, que serán embebidos en cada archivo firmado, definir metadata adicional como por ejemplo: Autor, Título, Asunto y Palabras clave. Estampar la firma con un sello de tiempo proveniente de una autoridad de marca de tiempo (Time Stamp Authority) admite la aplicación de dos tipos de firma ya sea de aprobación o de certificación y sus posibles cambios.

La firma puede ser invisible o bien puede aplicar una imagen de firma holográfica en el documento manteniendo las características de seguridad de los certificados.

Marco Legal

¿Tiene el mismo valor que la firma hológrafa? 

En nuestro país, el Decreto Nº 427/98 ha otorgado a la firma digital similar valor jurídico que la firma hológrafa para aquellos actos internos de la Administración Pública Nacional que no produzcan efectos jurídicos hacia terceros.

  

¿Cuál es la legislación vigente y de dónde se puede obtener información?

 La primera normativa que existió en el país sobre firma digital fue la Resolución Nº45/97 de la ex-Secretaría de la Función Pública (SFP) que establece las pautas mínimas a considerar para la elaboración de una normativa sobre firma digital en el país. Luego en función de esa normativa se elaboró el Decreto Nº427/98 que crea en el país la Infraestructura de Firma Digital para la Administración Pública Nacional (APN) a modo de prueba por un período de dos años prorrogables y establece la equivalencia entre la firma digital y la firma hológrafa siempre que se utilice para trámites internos de la APN que no involucre el derecho de terceros. 

Posteriormente se elaboró la Resolución Nº194/98 SFP que establece los estándares tecnológicos para la implementación de la firma digital y la Resolución Nº212/98 SFP que establece la Política de Certificación para la emisión de Certificados dentro de la APN. El 11 de Diciembre de 2001, el Poder Ejecutivo Nacional promulgó la Ley Nº 25.506 de Firma Digital que reconoce su empleo y eficacia jurídica en el ámbito nacional.

Integración de recursos

Sumar aplicaciones de gestión es algo que preocupa tanto a los responsables de IT como a los usuarios finales,  agregar una solución de gestión documental puede verse en principio como "una herramienta más a gestionar" sin embargo la posibilidad de integración a su actual ERP o sistemas propios de gestión minimizan este impacto brindando una solución de simple mantenimiento por parte de IT y transparente para el usuario final.

Un servicio web (en inglés, Web services) es una tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones. Distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programación diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden utilizar los servicios web para intercambiar datos.

Mediante esta tecnologia, DIGITALDOCS permite la consulta de documentos digitalizados desde cualquier origen, ya sea desde un desarrollo propio, entorno WEB, dentro de la organización o desde internet es posible acceder a cualquier registro conservando los principios de seguridad que ofrece la solución.

Desde un profesional de la salud consultando una historia clínica para resolver una urgencia hasta un ejecutivo de ventas revisando un contrato en un viaje de negocios.

Toda interacción es posible gracias a esta tecnología, con un mínimo desarrollo puede contar con su información en dispositivos móviles tales como teléfonos o Tablets.

Gestión Eficiente de los Documentos Físicos

La documentación en papel le cuesta mucho dinero a su empresa. Esto incluye el precio de comprarla, el costo de almacenarla, la tarifa horaria que paga a sus empleados mientras la buscan, y el costo del tiempo que se tarda en triturarla. Además, la acumulación de papel reduce considerablemente su eficiencia.

Se mueve despacio por la oficina, a la rapidez máxima con que alguien pueda llevarla. Cada persona participante en el proceso debe esperar su turno para leerla. Controlar el acceso a información sensible es casi imposible una vez que un documento sale de un archivador. No obstante, lo peor de todo es que puede perderse fácilmente, lo que puede ser un problema grave en términos de conformidad legal.

“Una oficina sin papel puede ser una meta no realista para muchos, pero sí es posible conseguir un entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos. En nuestra experiencia, recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en sus documentos más importantes, como lo son los relativos a información corporativa, datos de clientes e inteligencia empresarial.

DigitalDocs le permite poder efectuar este cambio cultural en el uso del papel de una forma natural, mostrándole automáticamente los beneficios de costos, tiempo y recursos aplicados en cada proceso desde su instalación.

Si bien DigitalDocs puede gestionar el almacenamiento de cualquier tipo de archivo, tales como Adobe PDF, Microsoft Word DOC, Windows Media Placer WMA, etc., su potencial radica en que le permite convertir los documentos en papel en una imagen fiel digital del mismo, dejando de lado el tedioso manejo y traslado de la documentación.

Los módulos de captura de impresión y formularios sobreimpresos completan el circulo permitiendo "imprimir" sin papel sus emails, comprobantes online o cualquier otro documento que respalde sus gestiones incorporándolo directamente en sistema con la misma facilidad que antes lo enviaba a su impresora.

e-commerce 360º

En nuestro país cada día más consumidores eligen Internet como el canal de consulta previo a la compra y a su vez, cada vez es mayor el porcentaje de personas que concretan esta operación de manera electrónica.

Según un estudio de la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE) el 84,4% de los usuarios de internet compran de manera virtual.

De cara al cliente el proceso es 100% digital, pero dentro de las organizaciones el papel continua siendo un problema, un costo de gestión y almacenamiento y una incomodidad operativa.

DigitalDocs administra sus documentos combinando tanto los de origen electrónico como la papelería tradicional.

Los módulos de captura de impresión y formularios sobreimpresos completan el circulo permitiendo "imprimir" sin papel sus emails, comprobantes online o cualquier otro documento que respalde sus gestiones incorporándolo directamente a su sistema con la misma facilidad que antes lo enviaba a su impresora, también puede generar documentos membretados sin necesidad de utilizar procesadores de texto, e incorporarlos a los legajos virtuales en un solo paso.

El acceso a la información es total tanto dentro como fuera de la oficina, brindando información al instante, fundamental para la toma de decisiones.

En muchos casos la elección de internet como punto de venta responde a la necesidad de minimizar estructuras y mantener los costos bajos, DigitalDocs colabora con este objetivo permitiendo eliminar casi en su totalidad la documentación circulante en la oficina, liberando espacio físico y tiempo de sus R.R.H.H

Riesgos de copiar información en las Historias Clínicas electrónicas.

La implementación de Historias Clínicas Electrónicas puede representar un riesgo para la integridad de la información si no se toman las medidas adecuadas.

Algunas aplicaciones permite que muchos médicos copien y peguen información antigua y potencialmente desactualizada en las historias clínicas, lo que para los autores de un nuevo estudio sería un atajo hacia la falta de comunicación y los errores médicos.

"La historia clínica electrónica se creó para facilitar el proceso de los documentos, pero pienso que perpetuó el copiado", opinó el autor principal, doctor Daryl Thornton, profesor asistente de la Facultad de Medicina de Case Western Reserve University, Cleveland.

Según un estudio realizado sobre 2.068 informes electrónicos de evolución de los pacientes que crearon 62 residentes y 11 médicos de la UTI de un hospital de Cleveland. Con un software de detección de plagio, el equipo analizó cinco meses de notas sobre 135 pacientes y halló que el 82 por ciento de las anotaciones de los residentes y el 74 por ciento de las de los médicos incluían un 20 por ciento o más de información copiada y pegada en la historia clínica.

Incluso en un caso se le dio el alta de la UTI a un paciente que tuvo que ser reinternado un par de días después. Su historia clínica incluía tantos datos copiados y pegados que el nuevo equipo médico no pudo descifrar el diagnóstico original. Al final, el nuevo equipo llamó por teléfono a los primeros médicos que habían atendido al paciente.

DigitalDocs cuenta con preciso sistema de permisos que permite configurar con gran precisión y detalle quienes pueden o no copiar información, conservando siempre copias inalterables de los registros originales y un perfecto seguimiento de los usuarios que trabajaron sobre el registro.

Esto devuelve a la institución la seguridad de que cada registro representa la síntesis del profesional respecto del paciente y no la copia de un evento pasado que pudiera arrastrar algún tipo de error o inconsistencia.

Ann Gaffey, presidente de la consultora Healthcare Risk and Safety Strategies, en Arlington, Virginia, consideró que "si la comunicación no es precisa, oportuna, completa y fáctica, es altamente probable que se transmita información incorrecta que, en algún momento, se derrumbará".

Además las funciones de Preimpresos e Impresora virtual permiten al profesional complementar su resumen con documentos externos que pueden incorporarse al expediente tan fácilmente como realizarían una impresión.

Historias Clínicas Digitales

Día a día más centros de salud deciden dar un paso adelante transformando sus sistemas de historias clínicas a sistemas de gestión electrónica, ¿pero qué pasa con las Historias clínicas que hoy tiene en papel?

En M200 contamos con el conocimiento y las herramientas necesarias para acompañar esta implementación de manera exitosa.

DigitalDocs permite integrar su archivo actual a esta nueva etapa, mediante la digitalización de cada uno de los expedientes el profesional contará con el soporte necesario pudiendo además incluir los nuevos registro de manera 100% electrónica. Permitiendo a la institución implementar esta metodología cumpliendo con la LEY de derechos del paciente (Ley 26.529) de aplicación nacional, sancionada en 2009 que expresa:

ARTICULO 13. — Historia clínica informatizada. El contenido de la historia clínica, puede confeccionarse en soporte magnético siempre que se arbitren todos los medios que aseguren la preservación de su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y recuperabilidad de los datos contenidos en la misma en tiempo y forma. A tal fin, debe adoptarse el uso de accesos restringidos con claves de identificación, medios no reescribibles de almacenamiento, control de modificación de campos o cualquier otra técnica idónea para asegurar su integridad.

Por otro lado y como un complemento indispensable el Poder Ejecutivo Nacional promulgo la ley 25.506,decreto 2628/02 regulando el uso de la firma digital y estableciendo en su artículo 2°: “Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma. Los procedimientos de firma y verificación a ser utilizados para tales fines serán los determinados por la Autoridad de Aplicación en consonancia con estándares tecnológicos internacionales vigentes”.

“Cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital. Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia”, articulo 3 de la misma ley.

Ventajas de implementar DigitalDocs

Agilidad en la consulta:

Su potente motor de base de datos asegura una respuesta instantánea.

Actualización electrónica de la información:

Mediante su función de Preimpresos las tareas del profesional ser verán simplificadas al momento de cargar nuevos eventos en la Historia Clínica del paciente.

Acceso desde el consultorio y consultas desde cualquier equipo conectado a internet:

DigitalDocs puede gestionar tanto consultas dentro de la institución como consultas realizadas desde el exterior mediante un navegador WEB.

Firma digital que garantiza la fiabilidad de la información.

La firma digital asegura la integridad de los datos registrados en la historia clínica, brindando confianza al profesional, paciente e institución.

Facilidad para compartir la información con otros profesionales.

DigitalDocs permite compartir de forma simple y segura la información con otros profesionales brindando un canal de interconsulta rápido y eficiente.

Todo este proceso se realiza bajo un estricto control de seguridad, cada profesional cuenta con usuario y contraseña propio garantizando la privacidad de la información del paciente y la trazabilidad de las gestiones que se realizan en ella.

A nivel nacional, el antecedente más avanzado en este tipo innovaciones lo presenta la provincia de San Luis convirtiéndose en la primer provincia de nuestro país en disponer, mediante una ley, la implementación de un sistema de Historia clínica digital.

De esta manera, durante el 2013 la provincia desplegara en todo su territorio esta modalidad brindando, con valor legal de acuerdo a la ley provincial, tanto identificar y mantener un registro del paciente como gestionar, entre otros, a:

•Los datos demográficos del paciente.

•La relación entre paciente y prestador.

•El listado de problemas.

•Medicaciones utilizadas.

•Alergias y reacciones adversas presentadas.

•La historia del paciente.

También ayudará a resumir el registro de salud hasta la actualización de los lineamientos del sistema de soporte para:

•La toma de decisiones clínicas.

•El control de acceso.

•La privacidad.

•La auditoria.

•La autenticación.

FELICES FIESTAS PARA TODOS!!